معمولا هر ساختمانی بر اثر فرسودگی مداوم نیازمند تعمیرات جزیی و گاه کلی است. البته زمان این فرسودگی و نقصان در قسمت های مختلف ساختمان در بسیاری از موارد قابل پیش بینی نیست، بنابر این برای اینکه مدیر مجموعه در این گونه موارد دچار مشکل نشود ایجاد اندوخته ای دائمی برای این دست مصارف کاملا ضروری است و این اندوخته باید از محل پول های اضافه بر شارژ ساختمان که از مالکان گرفته می شود برای حفظ و نگهداری ساختمان تامین شود. این اندوخته به عنوان یک آیتم در قسمت صندوق نرم افزار مدیریت شارژ ساختمان قابل رویت برای تمامی ساکنین می باشد. ساکنین می توانند تمامی تراکنش های مالی ساختمان را به صورت جز به جز ببینند البته امکان این دسترسی با توجه به نظر مدیر ساختمان ممکن می باشد.
مدیریت مشارکتی
در ساختمان های کوچک که از اکثریت واحد های آپارتمانی برخوردار نیستند، بهتر است اداره ساختمان به صورت مشارکتی انجام شود، به این معنا که پس از انتخاب یک نفر مدیر از بین ساکنان، چند نفر نیز مسئولیت هایی را متقبل شوند و زیر نظر مدیر ساختمان انجام وظیفه کنند. اما در ساختمان های بزرگ این شیوه به لحاظ کثرت افراد و کمی مسئولیت قابل اجرا نیست چرا که کمتر کسی حاضر به پذیرش مسئولیت ها می شود. بنابراین حتما لازم می شود در مجتمع های بزرگ هیات مدیره ای با تشکیلات منظم اداری و استفاده از راه کارهای دیگر به اداره ساختمان بپردازند. یکی از این راه کارهای پیشنهادی استفاده از نرم افزار شارژ ساختمان برای اداره ساختمان می باشد. در این اپلیکیشن امکان تعریف چند مدیر نیز وجود دارد.
اعتراض به حق السهم از هزینه های مشترک
هزینه قسمت های مشترک ساختمان که از سوی مجمع عمومی به تصویب رسیده است قابل اعتراض در هیچ مرجعی نیست و غیر قانونی و بدون وجه است. بنابر این مالک معترض تنها می تواند به سهم خود از هزینه های مشترک در دادگاه اعتراض کند، زیرا تصمیم در مورد هزینه قسمت های مشترک هر ساختمان با توجه به اراده اکثریت مالکان آن ساختمان اتخاذ می شود و اساسا تصمیم مجمع عمومی در خصوص تعیین میزان بودجه سالانه و هزینه قسمت های مشترک که به طور قانونی با اکثریت حاضرین اتخاذ شده از طرف هیچ مالکی قابل خدشه نیست.
اپلیکیشن مدیریت ساختمان و بیمه ساختمان در برابر آتش سوزی
مدیر یا مدیران را موظف هستند که تمام بنا را به عنوان یک واحد در مقابل آتش سوزی بیمه نمایند. به این ترتیب باید گفت که بیمه کردن ساختمان در مقابل آتش سوزی از جمله امور احتیاطی است که مدیر یا مدیران برای حفظ و نگهداری ساختمان و تاسیسات و تجهیزات مربوطه انجام می دهند. این هزینه را می توان به عنوان بخشی از هزینه ها در قسمت صندوق نرم افزار شارژ ساختمان تعریف و برای تمامی ساکنان یا تعداد خاصی نمایش داد.
اپلیکیشن مدیریت ساختمان و اتخاذ تصمیم در اداره ساختمان
اداره امور ساختمان به عهده مدیر یا مدیران ساختمان است. آن ها می توانند تصمیمات، دستورات و خط مشی کلی لازم برای اداره امور ساختمان را با کمک کلیه ساکنین اتخاذ و صادر نمایند. در واقع مدیر یا مدیران موظفند که اداره امورمربوط به ساختمان را طبق مقررات قانونی و تصمیمات شورای ساختمان که موارد آن قبلا در اساسنامه یا صورت جلسه مجمع عمومی قید شده انجام دهند و نمی توانند بدون توجه به قوانین وتصمیمات مجمع عمومی عادی خودسرانه ساختمان را اداره کنند و در نهایت می توانند این قوانین نهایی شده را در اپلیکیشن مدیریت ساختمان به عنوان منبع قوانین ساختمان تعریف نمایند تا از بروز بسیاری از اختلافات جلوگیری شود.