شرط اصلی برای تشکیل جلسات شورای مدیریت، حضور نصف صاحبان ملک یا نمایندگان آنان برای به رسمیت شمردن جلسه می باشد و در غیر این صورت جلسه به نوبت بعد که پانزده روز دیگر باشد موکول می گردد. با نصب نرم افزار مدیریت ساختمان و به دنبال آن اطلاع رسانی به موقع به ساکنین در زمان صرفه جویی خواهد شد.تمامی تصمیمات گرفته شده در جلسات شورای عمومی ساختمان باید صورت جلسه شده و مدیر ساختمان آن را نگهداری کند و به صورت قوانین مکتوب در نرم افزار مدیریت آپارتمان ثبت گردد.
وظایف مدیر ساختمان
مدیریت ساختمان، حفظ و اداره آن و اجرای تصمیمات مربوطه توسط شورای عمومی ساختمان انجام می‌گیرد. مدیر باید در جلسه سالانه مجمع به مدت یک سال با رای مالکین ساختمان انتخاب شود. در مورد انتخاب مجدد یک فرد به عنوان مدیر محدودیتی وجود ندارد، هرچند توصیه می‌شود این منصب به صورت چرخشی بین مالکین دست به دست شود تا همه نسبت به ساختمان احساس مسئولیت پیدا کنند. ذکر این نکته نیز لازم است که مدیر ساختمان می‌تواند از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان هم باشد. حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات شورای عمومی ساختمان: این وظیفه اصلی‌ترین و کلی‌ترین وظیفه مدیر یا هیئت مدیره است. یعنی تمام کارها و فعالیت‌های مدیر یا هیئت مدیره باید در راستای این باشد که ساختمان را از آسیب و خرابی حفظ کند و امور جاری آن را انجام دهد که این موارد با نرم افزار مدیریت آپارتمان راحت تر قابل اجرا می باشد. استفاده از نرم افزار ساختمان و تعیین شارژ هر واحد: مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین دریافت کنند.
تعیین شارژ ساختمان به روش‌های گوناگون
شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات از جمله روش های محاسبه شارژ هستند. اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است و در نرم افزار مدیریت آپارتمان قابل تعریف می باشد. نگهداری صورت جلسات شورای عمومی ساختمان: تمام تصمیمات جلسات شورای عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است. این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد.صورت جلسات شورای عمومی از اسناد معتبری محسوب می‌شود که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناد است و مدیر یا مدیران باید در حفظ و نگهداری آن‌ها نهایت تلاششان را بکنند. اطلاع‌رسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب: هرچند که یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی دعوتنامه برای همه مالکین ارسال می‌شود، اما ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند.از آنجا که تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزام‌آور است، همه ساکنین باید از آن مطلع شوند. وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. این اطلاع‌رسانی باید حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه انجام شود. نرم افزار مدیریت آپارتمان مدیران را قادر می سازد تا با ارسال پیامک برای ساکنین غایب آن ها را به در جریان قرار گرفتن مسایل مطرح در جلسه دعوت نمایند.
رسیدگی به اعتراض ساکنین
هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد می‌تواند به مدیر یا مدیران مراجعه کرده و آن‌ها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند. اما ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمی‌کند و در نتیجه آب و برق و گازی نیز مصرف نمی‌کند، چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاح دید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد که تمامی این موارد در نرم افزار مدیریت آپارتمان به صورت جز به جز مشخص گردیده است.