در هر ساختمان مالکان باید در مورد حضور پیدا کردن در جلسات ساختمان به توافق برسند و تعیین کنند که آیا دعوت از اعضای مجمع از طریق نصب اطلاعیه روی تابلوی اعلانات ساختمان صورت گیرد یا از طریق ارسال دعوتنامه به وسیله پست سفارشی به نشانی آن ها و یا از طریق ارسال نتیفیکیشن در نرم افزار مدیریت شارژ ساختمان برای تمامی افرادی که باید در جلسه حاضر شوند. همچنین با توجه به اینکه محل تشکیل جلسات هم مشخص نیست، مالکین باید نسبت به تعیین محل جلسه اقدام کنند. در این آگهی ضمن تعیین محل جلسه برای تشکیل مجمع عمومی باید دستور جلسه و تاریخ تشکیل مجمع نیز ذکر شود. تابلو اعلانات در نرم افزار شارژ ساختمان بهترین محل برای اطلاع رسانی می باشد تا نکته ای از چشم ساکنین دور نماند.
سهم مخارج مشترک
با مطالعه موارد قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه اجرایی آن، دو روش عمده جهت تعیین سهم مالکین از هزینه‌های مشترک می توان استنباط نمود:
الف. روش قراردادی
ب. روش قانونی
مجامع عمومی در انتخاب هر یک از این دو شیوه آزادی عمل داشته و می توانند به یکی از دو طریق فوق عمل نمایند و در صورت انتخاب هر یک از این دو روش باید به تعهدات ناشی از آن ملتزم شوند.
الف. روش قراردادی
مالکین آپارتمان ها می توانند با انعقاد قرارداد، سهم خود از شارژ ساختمان و هزینه های مشترک را تعیین کنند. این قرارداد در صورتی که به تصویب اکثریت مالکین برسد معتبر و لازم الاجرا است زیرا بر طبق ماده ده قانون مدنی، قراردادهای خصوصی که در چارچوب قانون تدوین شده باشد، برای طرفین آن لازم الاجرا هستند. مراد از اکثریت مالکین، در صورتی که حد نصاب لازم برای انعقاد قراردادها پیش بینی نشده باشد، اکثریت آرای مالکینی است که بیش از نصف مساحت تمام قسمت های اختصاصی را مالک باشند.
ب. روش قانونی
بر اساس ماده چهار قانون تملک آپارتمان که مقرر می دارد: «حقوق و تعهدات و همچنین سهم هر یک از مالکان قسمت های اختصاصی از مخارج قسمت های مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان به جز هزینه‌هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیربنا به نحو مساوی تقسیم خواهد شد...». ماده چهار قانون تملک آپارتمان ها در مورد تعیین و تقسیم سهم هر یک از مالکان آپارتمان ها مقرر می دارد که حقوق و تعهدات و همچنین سهم هریک از مالکان قسمت های اختصاصی از مخارج مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت های اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان به جز هزینه هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیر بنا به نحو مساوی تقسیم خواهد شد و این موارد در اپلیکیشن مدیریت ساختمان در بخش هزینه ها با ذکر عنوان قابل ثبت می باشد. همچنین چنانچه چگونگی استقرار حیاط ساختمان یا بالکن یا تراس مجموعه به گونه ای باشد که تنها از یک یا چند واحد مسکونی، امکان دسترسی به آن باشد، هزینه حفظ و نگهداری آن قسمت بر عهده استفاده کننده یا استفاده کنندگان است. در این مورد هم می توان هزینه را با توجه به تعداد واحد استفاده کننده، فقط برای آن ها محاسبه نمود و برای آن واحد ها در نظر گرفت.