راهکار و ابزار مفید برای انجام بهتر و ساده‌تر مدیریت ساختمان

با توجه به گستردگی شهرها و افزایش سطح توقع مردم، اداره امور آپارتمان ها کار آسانی نیست و نیاز به کار تمام وقت و دائمی دارد. با توجه به این موضوعات، استفاده از تکنولوژی راه حلی برای مرتفع ساختن مسیر مدیریت ساختمان است و نرم افزار مدیریت ساختمان از بهترین روش هایی است که می تواند مشکلات را به حداقل برساند. علاوه بر نرم افزار ساختمان، چند راهکار و ابزار مفید برای انجام بهتر و ساده‌تر این کار وجود دارد :

1-ایجاد روابط موثر و مفید با ساکنین در یک آپارتمان یا مجتمع مسکونی :        

به طور قطع اولین چیزی که باعث می گردد تا مدیر ساختمان بتواند نفوذپذیری و تاثیر کلام در بین افراد داشته باشد، تعامل مناسب و سازنده با افراد اعم از مالکان و ساکنان ساختمان است. یک مدیر ساختمان خوب باید تمام سعی خود را در پیدا کردن شیوهٔ مناسب کنار آمدن با هر کدام از اهالی و مالکین بکار گیرد و تا جایی که امکان دارد مسائل ساختمان و اختلاف‌ها را به شیوه‌های مسالمت‌آمیز حل نماید. البته این کار چندان هم ساده نیست و گاهی اوقات راهی جز پیش گرفتن رویکرد‌های‌ همراه با تنبیه و توبیخ باقی نمی‌ماند؛ اما تا حد امکان باید از آن‌ها پرهیز کرد.

2-گزارش دادن به ساکنین از وضعیت امور جاری ساختمان به صورت ماهانه :

راهکاردیگری که افراد را تشویق می‌نماید تا مدیریت ساختمان با همکاری ساکنین به خوبی انجام پذیرد این است که گزارش به صورت منظم، دو هفته یک‌ بار یا ماهانه، از نحوه‌ی هزینهٔ شارژ‌های دریافتی و اقدامات انجام‌ شده برای تعمیر، نگهداری و زیباسازی ساختمان ارائه داده شود. علاوه بر شفاف‌سازی، این اقدام جلب اعتماد ساکنین نسبت به مدیر و در ادامه همکاری سازنده را دنبال خواهد داشت. در نرم افزار مدیریت ساختمان، آیتم صندوق این امکان را فراهم می سازد که ساکنین در جریان امور مالی ساختمان قرار گیرند و گزارش آن ها را بررسی نمایند. در واقع تمامی تراکنش ها و امور مالی ساختمان برای تمامی ساکنین قابل مشاهده خواهد بود. باید به این موضوع اشاره نمود که قابل مشاهده بودن تراکنش ها به انتخاب مدیر می باشد و او می تواند این دسترسی را یرای ساکنین فراهم نماید.

3-بکارگیری اپلیکیشن‌های مناسب برای مدیریت ساختمان:

 امروزه با گسترش جمعیت و افزایش بهای مسکن، تعداد مجتمع های تجاری اداری و مسکونی و همچنین ابعاد و تعداد این مجتمع ها روز به روز در حال افزایش می باشد.از طرفی با افزایش قیمت حامل های انرژی و هزینه های نگهداری یک مجتمع مسکونی از هزینه نگهبان و تاسیسات گرفته تا فضای سبز و … که همواره در یک مجتمع مسکونی از همه ساکنین دریافت می شود و همیشه نیز یک یا چند نفر مسئول حساب و کتاب حق شارژ سایر ساکنین مجتمع مسکونی بوده اند.اما متاسفانه همواره مشکلاتی از قبیل عدم رعایت حقوق دیگران و تفاوت در تعداد ساکنین هر واحد و یا مساحت متفاوت واحد های مسکونی باعث بوجود آمدن اختلافات زیادی بین ساکنین شده است. با اپلیکیشن مدیریت ساختمان و آپارتمان، مدیریت کردن هزینه‌های ساختمان، محاسبهٔ شارژ و گزارش‌دهی به اهالی ساختمان کاری زمان‌بر و پرزحمت است که با استفاده از اپلیکیشن می‌توان تا حد زیادی آن را آسان تر نمود.

پیگیری هزینه ها و پرداختی های ساکنین توسط نرم افزار مدیریت ساختمان

 تغییر در سبک زندگی شهرنشینی به آرامی همه ما را به سمت آپارتمان نشینی و استفاده از تکنولوژی روز مانند نرم افزار ساختمان، هدایت کرده است. مسلما تعیین یک سلیقه به عنوان قانون حاکم بر یک گروه کاری بسیار دشوار است و هر یک از همسایه ها و ساکنین با فرهنگ و سلیقه متفاوت خود را صاحب نظر می داند که در اداره و نگهداری ساختمان بروز اختلاف سلیقه را بدنبال خواهد داشت. از معضلات آپارتمان نشینی می توان نظافت ساختمان، نگهداری و تعمیر آسانسور، تعیین میزان سهم هزینه نگهداری و آب و برق مصرفی در قسمت مشترک، قراردادن وسایل مانند جاکفشی، گلدان و... در راهروها را نام برد که با تصویب قانون تملک آپارتمان ها و اعمال آن مشکلاتی ازین قبیل حل خواهد شد. یکی از راهکارهایی که برای تسهیل در انجام وظایف مدیر ساختمان پیشنهاد می‌دهیم به کارگیری نرم افزار مدیریت ساختمان برای مدیران و ساکنین یک ساختمان است. این نرم افزار به مدیران کمک می نماید تا وظایف مدیریت ساختمان را به خوبی انجام داده و با توجه به امکاناتی که در اختیار مدیران قرار می دهد از اختلافات و تنش هایی که بین ساکنین با فرهنگ های مختلف ایجاد می شود، می کاهد.

کارایی نرم افزار شارژ ساختمان در مدیریت ساختمان

پیش بردن کارهای روزانه و جاری آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی چندان ساده نیست و مسئولیت‌های زیادی را برعهدهٔ مدیر ساختمان می‌گذارد. یکی از این موارد عبارت‌ است از:

هزینه های تعمیر و نگهداری

یکی از موضوعات مهم در مدیریت ساختمان، حفظ ونگهداری ساختمان از فرسودگی و آسیب که می باشد. بطور کلی دوره تعمیر و نگهداری ساختمان در حدود نود و پنج درصد دوره حیات یک ساختمان را از زمانی که مفهوم ذهنی ساخت شکل می گیرد تا پایان عمر آن، به خود اختصاص می دهد. با اعمال یک سیستم مناسب مدیریتی در بخش تعمیر و نگهداری نه تنها می توان کیفیت ساختمان را افزایش داد بلکه امکان بهینه سازی هزینه ها نیز فراهم می گردد. بدیهی است  تعمیر و نگهداری ساختمان و مدیریت آن از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. ابعاد مدیریت نگهداری ساختمان بسیار گسترده است. نظر به اینکه داشتن مدیریتی صحیح و مناسب، نیازمند داشتن یک سازماندهی جهت اعمال اهداف مدیریت می باشد، به همین جهت سازماندهی تعمیر و نگهداری ساختمان امری بسیار مهم است. مبحث تعمیرو نگهداری در ساختمان مدتهاست درسراسر جهان بویژه در کشورها ی توسعه یافته مورد توجه قرار گرفته است. یکی از کارهای پر هزینه در کلیه کشورها تعمیرو نگهداری ساختمان هاست که هزینه قابل توجهی را به خود اختصاص می دهد. این هزینه ها جزء هزینه های ساختمان محسوب می شود. مدیر ساختمان باید فضاهای عمومی ساختمان و مشاعات را در شرایطی ایمن و قابل سکونت نگه دارد. مراقبت از تأسیسات و لوله کشی ساختمان، نگهداری از حیاط و باغچه‌ها، نگهداری‌های عمومی، تعمیرات ضروری، نظافت و تمیز‌کاری از جمله کارهایی است که مدیر ساختمان باید بر آن‌ها نظارت داشته باشد تا به بهترین شکل انجام شوند. تمامی این موارد هزینه هایی را شامل می شوند که می توان با استفاده از نرم افزار شارژ ساختمان به صورت عادلانه بین ساکنین تقسیم نمود و هزینه های تعمیر و نگهداری ساختمان را به درستی تقسیم نمود.

 

ارتقای کیفیت مدیریت ساختمان با بکارگیری نرم افزار ساختمان

میزان پرداختی ساکنین در قانون مشخص نشده است در صورتی که قوانین مربوط به مدیریت ساختمان به‌ روشنی در مورد قسمت های مشترک ساختمان و مجتمع های بزرگ توضیح داده است و مشخص کرده است که حق شارژ از سوی ساکنین باید پرداخت شود. این امر بدین دلیل است که هزینه‌های محاسبه‌ شده توسط مدیر به صورت دستی و یا با نرم افزار مدیریت ساختمان، در هر ساختمانی متفاوت از دیگری است. آنچه بدیهی است پرداخت حق شارژ برای تأمین هزینه‌های مشترک است و این هزینه‌ها یا برای هزینه‌های لازم برای استفاده، حفظ و نگهداری عادی ساختمان و تأسیسات و تجهیزات مربوطه استفاده می گردد و یا هزینه‌های مربوط به حقوق مدیران. اگرچه پرداخت حق شارژ وظیفه‌ای است بر دوش همه ساکنین آپارتمان، با این حال برخی ساکنین از پرداخت حق شارژ شانه خالی کرده و یا در پرداخت این هزینه تأخیر دارند. در صورت خودداری مالک یا مستأجر یا استفاده‌کننده از پرداخت سهم خود از هزینه‌های مشترک، مدیر ساختمان فقط حق قطع خدمات مشترک را دارد نه خدمات اختصاصی را؛ بنابراین اگر مدیر ساختمان بدون رعایت مراتب بالا، خدمات مشترک را قطع کند خودش قابل‌تعقیب بوده و از نظر کیفری به‌عنوان ممانعت از حق به مجازات حبس محکوم می‌شود.

نظارت مدیر بر سایر مسئولیت‌ها

ممکن است در ساختمان افراد دیگری مثل سرایدار، نگهبانی، مسئولان نظافت، باغبان و… نیز وظیفه‌هایی بر عهده داشته باشند.استخدام این افراد، نظارت بر حسن انجام وظایف، پرداخت حقوق آن‌ها از جمله وظایف مدیر ساختمان است.تمامی این موارد هزینه ایی را شامل می شود که در نرم افزار مدیریت ساختمان  قابل ثبت می باشد.

نرم افزار شارژ ساختمان و مدیریت هزینه ها و مستندسازی آن‌ها

با توجه به شارژی که ماهانه از ساکنین دریافت می‌شود، مبلغی در اختیار مدیر ساختمان قرار داده می شود و او تصمیم می‌گیرد که این بودجه صرف چه چیزهایی شود. برای مثال هزینه‌های مربوط به پرداخت حقوق سرایدار ساختمان، تعمیر و نگهداری ساختمان، زیباسازی و هزینه‌های ضروری و پرداخت قبوض از این محل تأمین می‌شود. همچنین مدیر ساختمان برای شفاف‌سازی باید گزارش این هزینه‌ها را به صورت ماهانه به اهالی ساختمان ارائه و آن‌ها را از نحوهٔ هزینه‌کرد بودجه آگاه کند. این کار با نصب نرم افزار ساختمان برای مدیر ساختمان و ساکنین به سهولت قابل اجرا است.

نرم افزار شارژ ساختمان  و جمع آوری شارژ ماهانه از ساکنین

برای مدیر ساختمان جمع آوری شارژ ماهیانه از ساکنین ساختمان کار دشوار‌ و پردردسری است. همیشه افرادی پیدا می‌شوند که حتی پس از اینکه هزینه‌های ساختمان برایشان به طور کامل توضیح داده می‌شود، باز هم حاضر نیستند سهم‌شان را از این هزینه‌ها پرداخت کنند. مدیر ساختمان باید شرایطی فراهم کند که افراد با رضایت کامل شارژ ماهانه‌شان را بپردازند و روش‌های مناسبی برای جریمه کردن افرادی که شارژ ماهانه‌شان را به‌موقع تحویل نمی‌دهند، در نظر داشته باشد تا حق سایر ساکنین ساختمان ضایع نشود. تمامی این موارد در نرم افزار مدیریت ساختمان به صورت جز به جز مشخص گردیده تا تمامی ساکنین از آن مطلع گردند و از قوانین دیرکرد پرداخت شارژ مطلع گردند. تعیین درصد جریمه به عهده مدیر و با تایید ساکنین می باشد.